Queremos gerir o nosso tempo?

Usar da melhor forma o nosso tempo, ganhar tempo, ser mais produtivo… é um sonho procurado por muitos e conquistado por poucos.

Nos últimos anos tenho-me preocupado bastante sobre como usar da melhor forma o meu tempo. Eu gosto em particular de ter tempo para ouvir as pessoas, para telefonar em vez de escrever mensagens rápidas. Na minha profissão ouvir pessoas é fundamental, a ligação que se cria em pequenas conversas é importante para se perceber as motivações de quem trabalha connosco. Gosto de conseguir ter atenção ao detalhe, saber o que os outros gostam…. No entanto, quando temos um conjunto de tarefas em mãos com prazos apertados damos facilmente por nós a despachar temas e pessoas à velocidade da luz, sem a qualidade que gostaríamos de imprimir ao que fazemos.

Sinto que quem não consegue organizar a sua lista de tarefas e permite interrupções a qualquer momento, perde o foco nas suas prioridades. Quem nunca se viu com várias janelas abertas, de temas começados e poucos terminados. Pergunta típica destas dinâmicas é quantas vezes delineamos objetivos para o dia e chegamos ao fim com zero concluídos, porque fomos atropelando o que queríamos fazer com as urgências que nos chegaram? Qual o tamanho da frustração que temos quando percebermos que passamos dias a fio a responder a urgências pouco importantes, que em nada valorizam o nosso trabalho.

Mas qual a solução? Qual a primeira solução que ocorre? A mim foi procurar formação e tive a felicidade de ter uma excelente formadora, empática, criativa, que durante uma manhã passou a uma plateia de 12 pessoas, diversas ferramentas para gerir o nosso tempo. Enquanto eu estava a absorver a informação e a tentar pensar como iria implementar, ao meu lado havia um conjunto de pessoas a refutar todas as opções. Tive outras formações mais tarde e as objeções eram surpreendentemente as mesmas: “Na minha profissão não se aplica” ou “comigo isso não funciona” ou a melhor de todas, “eu sou multi-tasking”.

Como é que estas pessoas podem mudar a sua gestão de tempo se não estão disponíveis para testar as opções que estão a ser dadas? Fiquei a pensar se estas pessoas queriam de facto mudar a forma como geriam o seu dia, os seus objetivos e se seriam felizes e produtivos com o método que usavam e que garantiam ser mau para a sua própria felicidade profissional e pessoal.

Esta constatação parece incoerente para quem procura formação sobre a gestão de tempo, mas a verdade é que se tirarmos a confusão de tarefas que se sobrepõem, retiramos também a adrenalina e o sentimento da importância que temos na organização onde estamos inseridos. Se pararem de interromper o meu dia e só o fizerem num horário pré-estabelecido, eu vou ficar sozinha o dia inteiro a trabalhar em temas que são muitas vezes aborrecidos ou que me isolam dos outros. Quando me interrompem a cada dez minutos, para eu resolver uma questão menor e obtenho um comentário simpático de “ai se não fosses tu!”, eu não teria um reforço positivo frequente ao meu desempenho.

Se eu enquanto chefia delegar as tarefas mais simples e me concentrar nos grandes temas da organização, perco o direito a conversas curtas em cada interrupção. O meu dia de trabalho torna-se apenas isso mesmo, trabalho.

Se eu gerir o meu tempo e conseguir nas oito horas de trabalho cumprir os meus objetivos diários, os prazos das tarefas que tenho, perco um pouco da minha importância aos olhos dos meus colegas. Se eu disser que “agora não consigo ajudar-te, pode ser logo às 17h?” até pode, mas deixou de ter o impacto de “salvaste-me a vida!”

E o que acontece quando ano após ano eu cedo a estes comentários motivadores, que enaltecem a minha disponibilidade para ser uma espécie de nadadora-salvadora de escritório enquanto mantenho a minha chefia ligeiramente insatisfeita com os meus erros de “multi-tasking”, com os atropelos de tarefas feitas sem a atenção devida, com o cumprimento de prazos mesmo à tangente ou uns dias depois? Acontece aquilo que acontece a tantas pessoas: longas horas de trabalho, almoços em cima do teclado, chegar cedo e sair tardíssimo para aproveitar os momentos em que o escritório está vazio para, então sim finalmente, produzir as tarefas que esperam de mim. Isto significa também perder alguns jantares de família, algumas saídas com amigos. Estamos a falar daquelas pessoas que são as mais importantes da nossa existência, mas bolas, elas não dizem “ai salvaste-me a vida” só porque apareci no seu aniversário.

E foi assim que perdi seguramente quinze anos da minha vida à volta de um trabalho que talvez não fosse tão importante como eu o via. A tentar salvar “vidas” de pessoas que deixavam sempre para o fim da linha algo que podiam prevenir, mas que sabiam que eu ia resolver facilmente. Foi assim que adiei formações, que me sentia demasiado cansada para ler ao fim do dia ou ao fim de semana. Foi assim que perdi muitos jantares de amigos com vidas normais que insistiam em combinar algo durante a semana e às vezes até (imaginem!) aos fins de semana.

Esta sensação de estar sempre ligada, sempre disponível deu-me uma motivação tremenda para acordar todos os dias, para ser melhor profissional, para fazer bem o meu trabalho. E acredito que em certa medida o fiz, não posso considerar que tenha sido malsucedida. No entanto, se tivesse de facto gerido melhor o meu tempo no passado, teria possivelmente progredido mais ou pelo menos mais cedo. Podia ter aprendido o que aprendi nos últimos anos quando finalmente comecei a impor barreiras aos pedidos excessivos e fora de prazo. Quando comecei a ver mail em horários pré-estabelecidos e com tempos de resposta aceitáveis, mas que não eram no minuto seguinte. Passei a ter tempo para mim, para pensar, para fazer balanços das minhas atitudes e atividades. Passei a conseguir ler diariamente, um prazer enorme que trazia da minha juventude e que interrompi sem dar conta. Atualizei-me quanto aos autores, que já não são os mesmos de quando estive na universidade. Passei a ter tempo para procurar novos ensinamentos fora dos temas com que me cruzava diariamente.

Perceber que a gestão de tempo é fundamental para o nosso bem-estar físico e psicológico, é algo que devíamos aprender na escola, em tenra idade. Termos tempo para estar com família e amigos, para hobbies, para manter a prática de desporto, tudo isto faz parte de nós como seres humanos. É fundamental termos tempo livre para pensar, para refletir. Sem este espaço apenas executamos, apenas repetimos tarefas, conversas, comentários. O espaço mental para a reflexão, é o que nos permite crescer e melhorar, procurar informação sobre temas que nunca passaram na nossa vida.

No meu caso, a minha escolha como gerir (mal) o meu tempo não foi uma imposição da empresa ou da chefia. Foi uma oferta minha, que era conveniente porque tudo aparecia feito em algum momento. Nunca me foi pedido para ficar mais uma hora, para me ligar ao fim de semana. Fui eu que escolhi dar tudo. Era a mim que me animava ligar fora de horas para ter sempre a caixa de correio eletrónico em dia.

Acredito que é preciso, como profissionais procurarmos o equilíbrio entre o tempo de trabalho e o tempo pessoal, para podermos evoluir como seres humanos, como pessoas e como profissionais. Oferecemos muitas vezes o nosso tempo ao nosso trabalho em benefício próprio. Gostamos do que fazemos, traz-nos felicidade estarmos a trabalhar sem parar, ter o prazer de ter tarefas em dia sem pressão de prazos. Mas sem termos espaços para pensar, de encontro com outros, de lazer, não podemos evoluir devidamente e seremos apenas uma sombra do tanto que temos para dar enquanto profissionais.

PS: Recomendo, a quem se preocupa com este tema, a leitura de um livro muito completo, que fala muito mais do que gestão de tempo: “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes” de S. R. Covey.