Comunicação assíncrona: O poder da voz!

Sou um grande adepto e defensor de mensagens de voz. Principalmente de âmbito profissional. Se são a melhor ferramenta de comunicação? Não sei, depende! Mas nos dias de hoje, em que a comunicação assíncrona é essencial, parece-me uma ferramenta muito eficaz e que deve fazer parte da nossa estratégia de comunicação interpessoal!

Devo usar com todas as pessoas e em todas as circunstâncias? Não creio! Mas parece-me uma ferramenta com enorme potencial de eficácia e eficiência.

Vantagens face às mensagens escritas:

1.Autenticidade e profundidade das mensagens (emoção e energia);
2.Permite evitar más interpretações (algo comum nas mensagens escritas).

Podcasts: O exemplo que nos deve fazer refletir

Numa era em que formatos como o dos PodCasts ganham adeptos, devemos pensar no porquê deste sucesso. A meu ver, permitem-nos ouvir conversas/opiniões/histórias sobre temas do nosso interesse, enquanto estamos onde e a fazer o que quisermos.

Acontece exatamente o mesmo com uma mensagem de voz.

Quantas vezes ligaram a alguém para passar uma informação que precisariam de 1 minuto e que se transformou numa conversa de 15 minutos? Acabando por prejudicar a vossa gestão de agenda? Ou pior, quantas vezes tinham uma informação importante para passar que demoraria o tal minuto, mas que, com receio de perderem 15 minutos ao telefone, acabaram por não a partilhar, optando por esperar por terem os tais 15 minutos? E dessas, quantas vezes já foram tarde e perderam a oportunidade de acrescentar valor porque o timming tinha passado?

Pois bem, quero partilhar convosco alguns argumentos que me fazem acreditar que as mensagens de voz são um desbloqueador de vários problemas de comunicação.

O Potencial das mensagens de voz!

Deixo-vos 7 dicas de situações em que as mensagens de voz podem ser eficazes:

1. Passar um briefing/pensamento/nova ideia
Ótimo para partilhamos os nossos pensamentos/ideias com várias pessoas;

Dica: Permite que o passo seguinte seja marcar uma reunião, poupando tempo e contribuindo para uma reunião presencial mais eficaz (todos os participantes estarão na mesma página);

2. Auxiliar de memória
Quantas vezes delegamos um tema a que só será dado seguimento vários dias depois? E quantas vezes nos voltam a fazer as mesmas perguntas, pois apesar de terem sido tomado notas, há conteúdo que se perdeu, principalmente no que diz respeito ao contexto e à visão/abordagem a seguir?

Dica: Os briefings via mensagem de voz, permitem recuperar a mensagem na altura em que se vai pegar verdadeiramente no tema. Essa ação pode fazer a diferença tanto no tempo despendido como na qualidade da entrega, permitindo comparar a solicitação VS entrega.

3. Comunicar uma novidade/alteração à equipa
Quantas vezes paramos toda a equipa (ao mesmo tempo) para transmitir uma simples mensagem e condicionamos a agenda de todos? Quanto custa isso?

Ou falamos individualmente com as pessoas e condicionamos a nossa agenda?

Dica: Numa reunião de 10 pessoas, em que apenas 1 fala, 9 estão a mais. Já ouviram esta frase?
As mensagens de voz podem evitar que aconteça!

Quando tenho de comunicar algo que não carece de grande discussão, utilizo mensagem de voz! E coloco-me à disposição para esclarecer dúvidas! O respeito pelo tempo de todos é essencial!

4. Fazer pitchs internos (venda de uma nova ideia/conceito)
Quantas vezes tiveram aquela ideia arrojada que queriam apresentar numa reunião de direção, mas parece que nunca é oportuno/prioritário?

Dica: Gravar um pitch de 5min e partilhar com decisores pode fazer a diferença. Por várias vezes utilizei este formato para vender uma ideia internamente. Lanço a ideia e abro espaço a perguntas, dúvidas e sugestões. Se houver dúvidas e assim o justificar, agendo uma pequena reunião, caso tudo tenha ficado claro, lanço a votação se deve ou não avançar!
Vão ficar impressionados com a agilidade que esta ferramenta pode trazer!

5. Feedback sobre entregas
Quantas vezes deixaram de dar feedback porque não era oportuno? E depois não ligaram, porque não se justificava? Ou não mandaram um e-mail, porque era formal de mais? E quantas vezes vocês próprios gostariam de ter recebido feedback que nunca chegaram a receber atempadamente?

Quão poderoso pode ser receber uma mensagem do líder a elogiar uma entrega? A dizer o que mais o agradou e menos o agradou? Permitindo-nos refletir antes de responder? Quantos problemas podem ser evitados?

Dica: Uma mensagem de voz ao fim do dia, no carro a caminho de casa, pode mostrar às pessoas o quanto são importantes para o líder. Pode fazê-lo por e-mail ou chamada telefónica? Claro que pode! Mas não será tão eficaz em termos de tempo/impacto no outro. Ouvir em viva-voz e poder refletir sobre cada palavra, poderá ser bastante impactante.

6. Treinar a capacidade de comunicação verbal e argumentação
Quantas pessoas se queixam de não ter sido treinadas na escola para um dos principais desafios no mercado de trabalho, as apresentações orais?

Quantas vezes sabemos tudo sobre um tema e não o conseguimos expor de forma a ser compreendido/aceite por outros e isso levar a que trabalhos fantásticos fiquem a ganhar pó numa gaveta?

Dica: As mensagens de voz podem ser uma ferramenta de treino poderosa. Vão apresentar algo?
Falem em voz alta e gravem o que dizem e enviem para vocês próprios. Depois oiçam e avaliem o vosso discurso e procurem melhorar. Ficarão surpreendidos com o resultado desta ação.

7. Consolidação de ideias e criatividade
Quantas vezes pensamos em coisas que nos parecem lógicas e boas ideias e quando as verbalizamos percebemos o quanto são frágeis?

Quantas vezes tiramos uns apontamentos soltos e achamos que temos ali uma ótima ideia, mas não nos sentimos confortáveis em partilhá-la com alguém?

Dica: Gosto de verbalizar e gravar ideias/pensamentos, iniciando um jogo de argumentação, sem filtros, apenas deixando fluir! Mais tarde, ao ouvir-me, analiso e faço um filtro do que faz sentido e do que fez apenas parte do processo criativo, utilizando um método de perguntas e respostas, quase como se de um jogo de xadrez se tratasse. No fundo, procuro consistência, garantindo que quando conversar com outros, estou preparado para dar respostas.

Atenção: Há coisas que as mensagens de voz não podem substituir!

Apesar de todas estas utilidades que enumerei, claro que as mensagens de voz não servem todos os propósitos e nunca poderão substituir na integra as formas mais tradicionais de comunicação, tais como:
1. Reuniões de grupo para discussão de ideias;
2. E-mails ou mensagens escritas com resumo de principais tarefas a realizar ou para definição /comunicação de regras e procedimentos;
3. Reuniões individuais para falar de temas delicados/sensíveis/prioritários;
4. Chamadas telefónicas de alinhamento, discussão e tomadas de decisão.

Não subestimem o poder da voz

Por último, dizer-vos que a nossa voz é das coisas mais carismáticas e singulares que temos, utilizar a voz para chegarmos aos outros, mesmo que há distância, é uma forma de impactarmos, inspirarmos e imortalizarmos a nossa presença.

Hoje, daria tudo para ter trocado mais mensagens de voz com o meu pai (que faleceu o ano passado), para que pudesse recuperar e saborear cada uma das suas palavras, da sua entoação e da forma como isso me despertava os sentidos.

Como líderes podemos e devemos dar voz às nossas pessoas, mas também devemos ser capazes de ser a voz que as impacta e as acompanha ao longo da jornada!

E tu, já utilizas mensagens de voz? Porquê?

João Miguel Rodrigues

Chief People Officer na Aubay Portugal