Práticas para o processo de onboarding remoto

A chegada de novos colaboradores é um tema muito desafiante pelas várias etapas e exigências deste processo: apresentação da empresa, alinhamento com os valores, integração com a equipa e adaptação às responsabilidades do novo cargo. O sucesso depende em grande parte do plano construindo, geralmente pelos RH, para conseguir a melhor adaptação da pessoa à cultura da empresa. Se isto já era difícil ficou ainda mais complexo diante do desafio de realizar o processo de onboarding completamente remoto.

Seja porque a sua empresa está em crescimento ou por necessidade de alinhamento estratégico o processo de integração não deve ser esquecido. Mesmo quando temos outras batalhas para travar.

Falhas no processo de onboarding acontecem, mesmo quando o processo é planeado e isto leva a um desajuste entre a necessidade pretendida e a real. Apesar dos desafios causados pela distância, a equipa de RH precisa de garantir que os novos colaboradores sejam bem integrados.

O processo de onboarding pode falhar

O primeiro impacto com a organização é determinante para a sua adaptação e satisfação, por isso, é preciso garantir que são experiências positivas. Mesmo profissionais experientes podem ter dificuldades na adaptação à nova realidade. O facto de tudo ser novidade pode levar a um maior sentimento de desorientação aumentando a tensão na pessoa. O processo de integração tem como objetivo evitar (e reduzir) estes (e outros) problemas e garantir a sua rápida adaptação para que possa agregar o seu valor.

Existem vários formas de fazer o processo de onboarding, cada empresa decide a sua com base nos seus objetivos. O foco está em conseguir passar a cultura para o novo colaborador, apresentar a equipa, chefia e o local. Como em qualquer situação podem ser cometidos erros que podem ser combatidos com um bom planeamento.

Segundo um estudo publicado na Harvard Business Brasil um erro comum está no excesso de informação passado às pessoas. Quando o foco está em passar toda a informação, sem haver atividades práticas pode levar a um processo de integração mais demorado por ser difícil absorver tanta informação. O estudo alerta para a importância de complementar o ensino com atividades práticas para ajudar a consolidar melhor a informação. Outra das falhas pode estar na falta de preparação, processos de decisão confusos, desorganização que prejudicam os novos colaboradores dificultando o processo de aprendizagem.

Vamos então pensar em como construir um processo de integração remoto que funcione. Seguem boas práticas para o processo de onboarding remoto.

Garantir todo o material e apoio informático.

Tal como acontece no escritório o mesmo se aplica em contexto remoto. Deve ser entregue todo o material de escritório necessário bem como garantir que o material informático está operacional.

Definir um mentor/amigo para o processo de onboarding

Esta abordagem é muito frequente em processos de integração presencias. Este mentor ou amigo é responsável por fazer o contacto constante com o novo colaborador. Deve estar disponível para ajudar, ensinar, tirar dúvidas, estimular. Este mentor deve fazer o acompanhamento constante e ajudar na integração da equipa.

Definição de metas

De forma que a pessoa não se sinta perdida podem definir metas semanais. Estas metas podem ajudar a orientar o trabalho do novo colaborador e servem também de métricas para avaliar o desempenho do mesmo. Assim é possível perceber onde o colaborar está a sentir mais dificuldades. Não será preciso dizer que estas metas servem para ajudar quem está a chegar e não devem servir para uma avaliação do desempenho de quem ainda se está a ambientar. Cada um precisa do seu ritmo de integração!

Informação clara e acessível

A informação deve ser transmitida de forma clara e estar acessível em caso de dúvida. Deve ter em atenção em não passar demasiada informação, principalmente quando a interação é feita através do computador. É preferível adotar um método de várias lições com menor duração.

Aprender através da prática

É mais fácil aprender quando “metemos as mãos na massa”. Prepare exercício e atividades. Existem vários jogos online que pode adaptar. Jogos com perguntas e respostas, exercícios com partilha de experiência são alguns exemplos.

Nem tudo tem de ser sério.

No processo de onboarding as pessoas precisam de absorver a cultura. Nem tudo tem de estar relacionado apenas com o trabalho. Crie momentos de descontração com a equipa. Partilha de histórias, crie encontros temáticos, bebam todos uma cerveja ou café e apresentem-se. Desta forma o novo colaborador pode sentir-se mais confortável ao mesmo tempo que aprende sobre os colegas da equipa.

Alguns erros a evitar no processo de onboarding

É fácil deixar um colaborador sozinho quando não partilhamos o mesmo espaço. Depois de toda a informação que a pessoa recebeu não pense que agora tem tudo para fazer o seu trabalho. Mantenha o contacto constante.

A comunicação é a chave, mas pode falhar. Defina canais de comunicação rápidos. Não falem por email se a sua caixa tem dezenas de emails por abrir. Assim como dá feedback peça feedback! Só sabendo o que a pessoa pensa é que pode perceber o que está a fazer certo ou errado. É portanto, muito importante ouvir o feedback no novo colaborador para podermos ajudar.