Ana Sousa

Especialista RH | Consultora | Coach | Mentora | Formadora

“Todavia, nada parece mais real e imutável do que o tempo e a sua passagem. Nada parece mais constrangedor do que as limitações do tempo. E nada parece mais poderoso do que a nossa vontade de viver, de viver mais, de viver para sempre e de não desaparecer na profana infinitude do tempo sem fim.” Jacob Needleman

Como gostaria de encontrar o tempo que os outros “perdem”, “fazem”, “queimam” e “matam…”. O tempo é o bem mais escasso da atualidade. Quem não se queixa de…falta de tempo…

Porque será que o tempo é um fator pouco considerado e estupidamente consumido? Para alguns é um verdadeiro negócio já que, em muitos casos, somos obrigados a comprar tempo para…ganhar tempo.

Na clandestinidade, muitos “vendem tempo” através de soluções tornadas imediatas. Parece que vivemos num tempo sempre adiado prometendo para nós mesmos que a seguir será diferente.

Queremos gerir o tempo, mas apenas conseguimos equacionar um “tempo de promessas”, no qual os minutos não têm segundos, as horas são extraordinárias, os dias não têm relógio e os anos são os… seguintes.

Procuramos desesperadamente uma qualquer 25.ª hora capaz de realizar a nossa inquietação perante um agora demasiado rápido e sempre insatisfeito.

A degradação da qualidade de vida está presente em cada um de nós e na forma como nos vamos relacionando uns com os outros. Corremos atrás do tempo, queixando-nos da sua escassez. Não temos tempo para nós nem para a família e, muito menos, para os outros.

Vale a pena perguntar que atenção prestamos aos que trabalham connosco? E como os consideramos? Que tempo temos para a família? E para os amigos?

O fator que mais influenciou a alteração da atitude do homem face à dimensão temporal são as novas tecnologias. A Internet e o correio eletrónico tornaram a troca de informação quase que instantânea. Viajar longas distâncias tornou-se mais rápido e barato. O aumento das opções disponíveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia, mas eleva-nos a pressão no nosso tempo e a questionar a nossa eficácia pessoal e o que deve ser entendido por tal.

Embora possa desagradar às pessoas com fama de eficazes, a eficácia não implica forçosamente uma inteligência brilhante: casos há de pessoas eficazes que são medianamente inteligentes enquanto pessoas prodigiosamente inteligentes são totalmente ineficazes.

A eficácia é, antes de mais, uma aptidão ou, mais exatamente ainda, a síntese ou a dosagem de várias aptidões, algumas até contraditórias:

  • A primeira é a faculdade de explorar ao máximo os seus recursos.
  • A segunda é a de o fazer com uma economia ótima de meios.
  • A terceira é a de o fazer no mínimo tempo.

Não será uma condição para o sucesso que a eficácia se venha juntar aos conhecimentos, à inteligência, ao julgamento, à experiência? Quantos são aqueles que possuem estas últimas qualidades e falham por não possuir a primeira: a EFICÁCIA!

Não se trata, portanto, de pretender que a eficácia por si só chegue para atenuar a carência de outras faculdades. Ela é, antes de mais, complemento indispensável, uma condição necessária, mas não suficiente para a obtenção do sucesso.

Constatamos que a eficácia faz apelo, à parte de certa disposição de espírito, a noções simples – senão simplistas – terra a terra, sem ostentação, a meios o mais frequentemente apenas materiais.
Estes meios não substituem a inteligência, a imaginação, o julgamento: a implementação destes meios requer:

  1. Reflexão, para alcançar uma visão suficientemente elevada e clara dos objetivos a atingir, das tarefas a executar, dos deveres e das responsabilidades a assumir e elaborar um verdadeiro inventário, constantemente atualizado por um lado e presente no espírito por outro;
  2. Método, para hierarquizar os diferentes elementos deste inventário, atribuindo-lhes um valor relativo uns em relação aos outros para ordenar em função das possibilidades imediatas ou futuras, das contingências externas, da disponibilidade de outros, etc.;
  3. Reflexos, para agir depressa e no momento oportuno;
  4. Controlo, para verificar, ajustar e endireitar, quando necessário, a ação empreendida.

E constatamos sem, no entanto, nos regozijarmos ou admirar que este processo se assemelha ao de gestão automatizada:

• Programação (reflexão);
• Tratamento da informação (método);
• Exploração dos resultados (reflexo);
• Controlo dos resultados (controlo).

Não se revela necessário investigar este paralelo, não fosse apenas pelo desejo de permanecer aquilo que somos e de não nos transformarmos em robots que a técnica aplicadamente se encarrega de nos fornecer. Mas, este paralelo irá, no entanto, contribuir para nos ajudar nessa procura de uma eficácia propriamente humana, a partir do momento em que a pretendemos não como um fim por si só, mas como um meio de estar mais livre e mais disponível para nos consagrarmos plenamente à nossa vida de humanos.

Saber distinguir a importância das tarefas

Saber distinguir a importância das tarefas que temos de realizar torna-se numa ferramenta basilar para uma boa eficácia pessoal. Existem dois tipos de tarefas:

  • As qualitativas, de natureza mais difícil, exigem tempo para reflexão, raciocínio e pensamento;
  • As quantitativas, de dificuldade média ou baixa, mas que têm de ser feitas em grande quantidade e num curto espaço de tempo.

Assim, o primeiro passo a dar consiste na definição de quais as tarefas que devo dar prioridade, distinguindo entre as que são importantes e as urgentes.

A clarificação da função a desempenhar é outro dos alicerces de uma boa gestão eficaz do tempo. Se a pessoa não sabe onde começa e onde acaba a sua responsabilidade profissional, pode levar à duplicação ou sobreposição de funções ou tarefas que originam, inevitavelmente, desperdício de tempo.

Comunicar com rapidez e eficácia…

Uma comunicação clara e direta é mais um dos ingredientes necessários para uma boa produtividade pessoal. É recomendável que as organizações adotem estruturas achatadas e eliminem a hierarquia excessiva, porque atrasa a velocidade da comunicação. Neste plano, as empresas portuguesas ainda primam por uma estrutura burocrática e que os seus processos de trabalho não estão organizados para otimizar a utilização do tempo. O ambiente das organizações também influencia a forma como as pessoas gerem o tempo. É um facto que em muitas empresas, por exemplo, trabalhar muitas horas é sinal de dedicação e de muita produção e ter tempo livre pode ser interpretado como falta de empenho.

5 Princípios diretores da procura de eficácia

A eficácia pode ser obtida ou melhorada a partir:

  1. Da organização dos seus trabalhos pessoais;
  2. Da organização da sua documentação;
  3. Da organização das suas relações com o meio envolvente: superiores, subordinados, terceiros;
  4. Da organização do seu horário;
  5. Da organização do seu local de trabalho.

7 Princípios do bom Gestor do tempo

  1. Definir claramente os objetivos a atingir, a função a desempenhar e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à atividade a realizar;
  2. Ter uma boa agenda, onde são escritos todos os compromissos e tarefas a realizar;
  3. Saber gerir os outros de forma a minimizar e controlar as interrupções, feche a porta e isole-se. Se trabalha num open space, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala. Caso contrário, coloque um sinal na sua secretária a indicar que não quer ser incomodado/a. Se recebe muitos telefonemas, peça para encaminhar para um colega. Saiba dizer “não” com amabilidade;
  4. Saiba delegar tarefas. Além de ficar com mais tempo e de se preocupar menos com questões operacionais, aumenta as competências das pessoas que o/a rodeiam;
  5. Definir prioridades. Saiba distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante;
  6. As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem preparadas;
  7. É imprescindível muita autodisciplina.

Plano de emergência

  1. Organize eficientemente o seu espaço de trabalho. Comece pela secretária, arranjando um esquema para não perder nada no meio do monte de papel;
  2. Pense na sua secretária como uma linha de montagem. A matéria prima – muitas vezes sob a forma de papel – vem de um lado para ser tratada por uma máquina (a sua cabeça), antes de ser enviada para a etapa seguinte. Para ser eficaz, analise os documentos logo que chegam ás suas mãos: se forem urgentes, entre em ação e delegue-os logo. Coloque os papéis não urgentes e pendentes em locais separados;
  3. Os objetos do seu espaço de trabalho devem estar adaptados a si. Reflita sobre os seus planos de trabalho e qual o objetivo do seu escritório. O seu espaço de trabalho deverá conter apenas os arquivos que usa regularmente. Mantenha-os perto da sua secretária para não ter de se levantar para pegar neles;
  4. Visite a sua lista de tarefas diariamente, riscando os assuntos que termina, acrescentando novas tarefas e realçando items, se as suas prioridades mudarem. Agrupe tarefas semelhantes, ponha um asterisco junto a um telefonema, uma cruz ao lado de cartas importantes e realçando reuniões que tem de preparar. Assim verá, rapidamente, o que tem de fazer. Faça uma lista semelhante para as tarefas domésticas.

Não se esqueça…

…de exercício físico. O exercício físico é muito importante para libertar a adrenalina acumulada ao longo do dia. Como atualmente a maior parte do trabalho realizado é de natureza sedentária, passamos a maior parte do tempo na mesma posição (sentados). Reserve tempo para fazer exercício físico assim como para uma reunião, atribuindo-lhe o mesmo grau de importância.

…de uma alimentação saudável. Pense naquilo que come e a que horas o faz. Comece o dia com um bom pequeno almoço, e termine com uma refeição leve. Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe insónias, fadiga ou irritabilidade.

…de prevenir o stress. Se tiver uma gestão de tempo muito rígida e inflexível, isso poderá ser uma fonte causadora de stress. Adapte-se às mudanças com naturalidade. Reserve tempo para programar as próximas horas de forma produtiva. Planear as atividades é bom para a nossa psique, pois permite-lhe comandar o tempo. Não “vire as costas” às situações que parecem não estar sob o seu controlo. Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress.

“Gerir bem o tempo é gerir bem a vida!”

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