Como ser produtivo num mundo cheio de solicitações?

Patrícia Rosa na comunicaRH

Num mundo cada vez mais competitivo, mais exigente, mais volátil, assiste-se a uma necessidade crescente de ter de se fazer mais, melhor, mais rápido e com menos recursos! E, não há dúvidas, de que esta era da informação nos proporciona condições que, à partida, nos permitem alcançar este alto desempenho, quer a nível profissional quer a nível pessoal, dado o acesso gigante a que temos a informação repleta de dicas, estratégias, técnicas… Mas, a verdadeira questão aqui é se, efetivamente, estamos a caminhar para alcançar este tão desejado alto desempenho, ou seja, atingir um elevado grau de satisfação nas diferentes áreas da vida ou se nos estamos a afastar cada vez mais dele?!

Por exemplo, na área empresarial, será que as práticas empresariais promovem de forma eficiente o aumento da produtividade dos seus colaboradores? Será que existe uma preocupação “prática”, e não apenas teórica, em oferecer ao colaborador as condições, o ambiente, para que se consiga produzir mais e melhor?

Aumentar a produtividade dos colaboradores exige, por parte de toda a equipa, bem como do próprio colaborador, extremo compromisso!

De acordo com alguns estudos, os investigadores  estimam que os colaboradores são interrompidos a cada 11 minutos e em seguida passam cerca de um terço do seu dia a recuperar dessas distrações. Se a este dado acrescentarmos o facto de que há o apelo e estímulo constante ao multitasking, então, é fácil de perceber que, se calhar, não estamos a ser assim tão produtivos. Como diz Steve Uzzell: “O multitasking é apenas a oportunidade de estragar mais de uma coisa de cada vez”.

Quando referimos que um dia de trabalho tem 8 horas, que perfazem 40 horas semanais, de facto, esta não é de todo a realidade em termos de produtividade. E, por isso, é tão importante estarmos atentos a algumas práticas que tendemos a desenvolver todos os dias e que, sem nos dar conta, roubam-nos capacidade de produtividade e, consequentemente, de satisfação.

Eis aqui alguns exemplos:

Interrupções constantes

Quando falamos de interrupções é necessário salientar que falamos tanto de interrupções externas como internas. Nas interrupções externas, surgem as constantes notificações de redes sociais, emails, telemóvel e, logo a seguir, aquelas vindas de colegas, chefias e clientes que, sem qualquer aviso prévio, interrompem.

As interrupções internas compreendem, por exemplo, os nossos próprios pensamentos, que nos distraem continuamente daquilo que realmente queremos focar. Isto acontece porque na maioria das vezes a informação que deveria ser totalmente “descarregada” fica guardada na nossa mente, ocupando espaço, energia, gerando preocupação constante.

Ausência de pausas

É frequente, e muitas pessoas o fazem, trabalharmos um dia inteiro sem pausas. No entanto, o nosso cérebro, para se restabelecer, precisa fazer uma pausa, pelo menos, a cada 50 minutos. Esta pausa, é fundamental e deve ser aproveitada para fazer alguns alongamentos, beber água, caminhar, ouvir uma música.

Integrar estes períodos de pausa vai, realmente, potenciar muito a produtividade, mas é tão comum que sejam desvalorizados e ignorados.

Desorganização

Este também é um enorme ladrão, pois o tempo que se perde para encontrar aquele documento, aquela pasta é muito significativo! Ao final da semana, pode traduzir-se em horas!

Além disso, a desorganização visual influencia, significativamente, a capacidade de foco, dada a existência de muitas distrações no campo de visão. 

Falta de clareza e planeamento

Começar o dia de trabalho sem clareza sobre quais os objetivos do dia é caminhar para a frustração.Assiste-se, muitas vezes, à ausência de prioridades, em que o trabalho é orientado por ordem de chegada ou por aquilo que se gosta ou, ainda, por passar o dia a atender a todas as solicitações externas, pela incapacidade de dizer não.

Má gestão da energia

Para produzir mais e melhor é fundamental fazer uma boa gestão da própria energia. E só esta temática daria para escrever um livro inteiro.

A verdade é que, todos temos um potencial de energia física e mental limitada e, se não a soubermos gerir de forma eficaz, seguramente vamos produzir aquém daquilo que poderíamos realizar.

Apresento abaixo algumas sugestões para aumento de produtividade:

Criar um “quartel general”

Para momentos de foco é fundamental criar um “quartel general”. Isto significa, desligar todas as notificações, emails, redes sociais e munir-se de todas as ferramentas, materiais que precisa para se dedicar, durante um período de tempo, completamente ao trabalho que está a desenvolver. É fundamental que esse ambiente esteja organizado. Por isso, seria até interessante, existir nas empresas, salas e espaços específicos para estes blocos de tempo de hiper foco.

Integrar um sistema de foco-pausa-foco

Integrar esta prática de foco-pausa-foco vai potenciar muito o seu desempenho. Podemos usar a chamada técnica Pomodoro, desenvolvida por Francesco Cirillo, no final dos anos 1980, e que consiste em trabalhar, de forma focada, durante 25 minutos, seguindo-se uma pausa de 5 minutos. Ao 4º bloco de 25 minutos, deverá fazer-se uma pausa mais longa, entre 20 a 30 minutos. Recorrer a um cronómetro potencia muito a produtividade, pois pode estabelecer-se objetivos de conclusão de tarefas para esses blocos de foco. Aliás, Cyril Northcote Parkinson lembra que, quanto menor é o tempo, maior é a capacidade de foco, uma vez que “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”.  Ou seja, se dispõe de 1 hora para realizar uma tarefa que apenas demora 10 minutos, vai ocupar toda essa uma hora para a concluir. Daí, a importância de definir os tempos dedicados a cada tarefa.

Estabelecer o Dia da Organização

É uma medida com resultados muito interessantes, por exemplo, que poderia ser aplicado às empresas. Este seria o dia (período tarde/manhã) dedicado a processar todos os documentos e pastas, quer sejam físicas ou digitais. Esta é, habitualmente, uma daquelas tarefas eternamente adiada, mas é de extrema importância que seja feita e feita com regularidade.

Determinar um momento de planear e rever

Significa estabelecer períodos de planeamento e revisão semanais, o que constitui, sem dúvida, uma prática para alcançar a alta produtividade. Começar o dia de trabalho com uma visão clara das 5 tarefas mais importantes do dia, permite priorizar e focar naquilo que realmente importa. E, para isto, é necessário dizer “Não” a muita coisa, porque, na realidade podemos definir o ato de focar como a capacidade de dizer “Não” a tudo aquilo que não está alinhado com os objetivos.

Gerir eficazmente a energia

É fundamental e, por isso, é preciso alocar as tarefas de acordo com o Foco-Motivação-Energia que dispõe no momento. Algumas tarefas exigem maior concentração e criatividade, então, devem ser alocadas em períodos específicos do dia. Para a grande maioria das pessoas, este período é de manhã, contudo, pode variar de acordo com o seu perfil cronológico (verpertino, matutino ou intermédio) . Gerir a energia é compreender que, de facto, a alimentação, a atividade física, a hidratação são práticas fundamentais para o aumento de produtividade.

Ainda que sejam simples, a adoção destas práticas exige muita vontade e prática, até se cristalizar como um novo hábito. A sugestão, é que comece por escolher as que considere as mais simples, para si, de implementar de imediato e depois vá integrando as restantes. Crie o hábito, crie rotinas na sua prática e vai ver como notará, muito rapidamente, uma grande diferença na sua produtividade, nos seus resultados, na sua satisfação e até no aumento da sua energia.

Não há pessoas mais produtivas do que outras. Há, antes, pessoas que sabem como potenciar as suas capacidades. E você pode ser uma dessas pessoas, potencia as suas e as da sua equipa… basta aprender e aplicar na sua vida pessoal e profissional.

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