Gerir o risco nos Recursos Humanos

A gestão do risco na área de Recursos Humanos (RH) não é tão despicienda quanto o possamos imaginar.

Uma das tarefas do gestor de RH será a análise do risco, partindo das circunstâncias operacionais da Empresa, da previsão de eventuais ocorrências e da preparação de um Plano de Contingência que, em caso de necessidade, possa ser aplicado, minimizando os danos ou mitigando a sua ocorrência, de forma a reduzir os eventuais efeitos nefastos (em termos financeiros / custos, de imagem e reputação, de operacionalidade, etc.) dessa ocorrência para a Empresa.

No fundo, trata-se de identificar os riscos da área de RH, a quem se podem aplicar estes riscos e os efeitos que estes riscos podem acarretar para a Empresa, tentando elaborar um sistema que permita a sua identificação (preferencialmente, em antecipação à sua ocorrência), permita reduzir o impacto da sua ocorrência para as pessoas e para a Empresa, preparando alternativas e a redundância ou mitigação do mesmo.

Temos alguns riscos que, por imperativo legal, a empresa tem de assegurar com terceiros (nomeadamente, companhias de seguros, que já dispõem de produtos completamente ajustados a esta necessidade e ao panorama regulamentar existente). Estamos, claramente, a falar dos acidentes de trabalho, com a sua extensão aos acidentes ocorridos no trajeto habitual entre a casa e o trabalho (i.e., in itinere).

Podemos, também, falar da cobertura dos problemas de saúde dos colaboradores, que podem provocar paragens na operação, algumas vezes dificilmente recuperadas e com efeitos graves, quer para a empresa, quer para o próprio colaborador e familiares.

Existem vários outros riscos na área de RH, além destes, a que a empresa, para garantir a sua continuidade, deverá prever e assegurar a sua mitigação.

Um destes riscos, habitualmente menosprezados, é o da indisponibilidade dos sistemas que a empresa dispõe, nomeadamente na área de RH.

Somos confrontados “de repente” com paragens não programadas dos sistemas de RH (quer sejam mais sofisticados e de grande porte, como Portais ou ERP, quer sejam menos sofisticados, como simples sistemas de processamento de salários ou de registo de ponto), disponíveis na organização, e que nos causam dificuldades operacionais e podem causar prejuízos, ficando algumas áreas inoperacionais, às vezes, por tempo indeterminado.

Na análise dos riscos da área de RH, convém não esquecer os impactos que a ocorrência de determinada situação possa suscitar.

Assim, o impacto de uma paragem destes sistemas pode ser ao nível dos custos (ausências pagas ou por descontar, horas extraordinárias pagas e não realizadas ou não pagas, etc.), como também induzir impactos ao nível da imagem e reputação dessa Empresa, quer internamente, quer externamente.

É, de todo, útil, mesmo para pequenas organizações, a criação de um mecanismo redundante para suprir as eventuais falhas e indisponibilidades de sistemas de suporte à área de RH.

Outro dos riscos poderá ser o do incumprimento de normativos legais na área laboral ou fiscal, associada aos RH, e que podem acarretar, além de prejuízos sérios na reputação e imagem da empresa para o exterior, consequências avultadas nos resultados da Empresa, pela aplicação de multas, coimas e contraordenações por autoridades estatais.

Este risco poderá ser mitigado através de vários métodos, como por exemplo: criação de processos de controlo interno, criação de alertas sobre alterações regulamentares ou legais (eventualmente, por intermédio de revistas ou mesmo de escritórios de advogados da área fiscal e laboral que prestam este serviço), além do recurso à formação dos colaboradores que trabalham nesta área sobre regulamentação de trabalho e fiscalidade aplicável.

Também podemos falar dos riscos ambientais como, por exemplo, a utilização de forma exacerbada de papel em fotocópias e de outros suportes, que deterioram o meio ambiente e que são utilizados em excesso, e algumas vezes sem que exista essa necessidade, em que podemos privilegiar o suporte digital, garantindo os mesmos efeitos de forma plena e segura. As análises ao desperdício e à forma como se despende recursos logísticos na área de RH pode permitir a sua racionalização e otimização, além de que estamos a tornar a área mais sustentável e, por conseguinte, a própria empresa.

A forma como lidamos com a ergonomia, os equipamentos de proteção individual, as máquinas e os equipamentos que são utilizados na área, a qualidade do ar e da iluminação do espaço de trabalho, etc., são também elementos que podem vir a suscitar riscos e que já são amplamente analisados e salvaguardados pelas áreas de medicina do trabalho e da segurança e saúde no trabalho.

Nos últimos tempos, com a pandemia, tem sido mais falado um outro risco, que até aqui era menos expressivo: a saúde mental dos colaboradores. As alterações que se têm verificado no modus operandi do trabalho diário, utilizando meios tecnológicos digitais, a trabalhar à distância, de forma remota, com reuniões sucessivas e de tempo indeterminado, procurando o estabelecimento do contacto entre pessoas em vários locais e geografias, têm gerado níveis de stress elevados. Embora um tipo de stress diferente, também os que perderam o seu emprego e que tiveram de ficar em casa, sem trabalho, sem possibilidade de procurar emprego e sem recursos para ultrapassar esta fase difícil da sua vida, viram agravado o seu estado de saúde mental.

Mas, ainda podemos ter outros riscos: temos pessoas a trabalhar nesta área de RH e todas elas são suscetíveis de errar. O erro, pode ser maior ou menor, mas é um facto que existe e que ocorre, só não se sabendo quando, como, onde, quais as suas repercussões, etc.

O processamento de salários pode ser gerador de riscos para a Empresa, podendo-se gerar pagamentos superiores ao que se deve pagar ou não se pagar o que se deve. Pode ter impactos ao nível dos resultados financeiros (custos superiores por ter sido pago um valor em excesso, por ter multas, coimas ou contraordenações por não ter pago o que deveria, etc.) e também ao nível da imagem e reputação, interna e externa, da Empresa.

Mesmo com um sistema de controlo interno adequado e eficaz, as regras poderão não estar todas descritas, o conhecimento efetivo das diversas situações dentro da Empresa não ser total e o erro acontecer. A formação e um bom sistema de controlo interno podem ser uma ajuda para reduzir a sua ocorrência.

Para terminar, existe um outro tipo de erro que não é por negligência ou ausência de formação ou desconhecimento, mas que também pode ocorrer: o erro por dolo ou fraude. Ou seja, existe intuito de quem erra em lesar a Empresa. Também se deve prever a sua ocorrência, de forma clara, e mitigar a sua eventualidade com um sistema eficaz de controlo interno, com um apertado controlo dos acessos a meios físicos e digitais que a área de RH dispõe e com todas as ferramentas possíveis. Os seus impactos são ainda mais relevantes na imagem e reputação da Empresa, na vertente financeira, na organização, no relacionamento interpessoal e no clima organizacional. Por isso, a sua importância acrescida e relevante.

Mas, esta não é uma lista exaustiva de todos os tipos de risco que podemos encarar na área de RH. Existem outros, para os quais o gestor de RH deve canalizar a sua atenção no quotidiano da sua atuação …

Filipe Samarra

Diretor de Infraestruturas, Qualidade e Gestão (sector da Saúde), atualmente na pré-reforma no Grupo EDP