Porque é que a comunicação é o herói desconhecido da transformação organizacional?

No atual panorama empresarial, em que a mudança é a única constante, as organizações encontram-se num estado perpétuo de transformação. Quer sejam impulsionadas por avanços tecnológicos, mudanças na dinâmica do mercado ou evolução das expectativas dos clientes, a pressão para adaptarem-se é implacável. No entanto, embora as estratégias, os processos e as ferramentas ocupem frequentemente um lugar central nas discussões sobre a mudança, há um elemento crucial que é frequentemente ignorado: a comunicação.

Como alguém que observou e participou em inúmeras transformações organizacionais, posso afirmar com confiança que a comunicação é o herói desconhecido de uma mudança bem sucedida. É o fio invisível que tece o tecido de uma organização em tempos turbulentos. E quando feita corretamente, é a diferença entre uma transformação que é meramente sobrevivida e uma que é verdadeiramente abraçada.

O poder da clareza
Comecemos pela clareza. Num mundo inundado de informação, a clareza é um bem raro e precioso. Em tempos de mudança, é fácil que as mensagens fiquem confusas, que os rumores espalhem-se e que a confusão instale-se. É aqui que uma comunicação clara e consistente se torna indispensável.

Quando os colaboradores não compreendem o porquê, o quê e o como de uma transformação, é mais provável que resistam à mesma. Podem ver a mudança como uma ameaça, um incómodo ou simplesmente como desnecessária. Mas quando os líderes comunicam claramente – articulando as razões da mudança, os benefícios que ela trará e os passos que serão dados para a concretizar – podem transformar o ceticismo em apoio.

A minha experiência diz-me que não se trata de simplificar ideias complexas. Trata-se de as destilar até à sua essência e de as transmitir de uma forma que seja do agrado de todos na organização. Trata-se de repetição, não de redundância – garantindo que a mensagem seja ouvida, compreendida e lembrada.

Adaptar a mensagem
Um dos maiores erros que as organizações cometem durante a transformação é assumir que uma única mensagem funciona para todos. A realidade é que as diferentes partes interessadas têm preocupações, necessidades e perspectivas diferentes. O que entusiasma um grupo pode preocupar outro. É por isso que a comunicação personalizada é tão importante.

Tomemos, por exemplo, uma grande transformação digital. Para os líderes seniores, o foco pode ser a forma como a mudança irá aumentar a competitividade e impulsionar o crescimento. Para os colaboradores da linha da frente, a prioridade pode ser compreender como o seu trabalho quotidiano será afetado. Ambas as perspectivas são válidas e ambas têm de ser abordadas.

Na minha opinião, uma comunicação de mudança bem sucedida é como uma boa narrativa. Trata-se de conhecer o seu público, perceber as suas necessidades e criar uma narrativa que fale diretamente com ele. Isto não significa comprometer a mensagem principal – significa apresentá-la de uma forma que seja relevante e relacionável.

Liderança e autenticidade
Em tempos de transformação, os colaboradores olham para os seus líderes obter orientação e segurança. Eles querem saber que os seus líderes não estão apenas a dizer-lhes o que fazer, mas que acreditam na mudança e estão empenhados em fazê-la funcionar.

É aqui que entra em jogo a comunicação consciente. Ser consciente não significa ter todas as respostas – significa ser autentico, honesto, transparente e humano. Trata-se de reconhecer os desafios, partilhar a visão e ser aberto em relação à viagem que temos pela frente. Na minha experiência, quando os líderes comunicam de forma autêntica, criam confiança, fomentam o envolvimento e criam um sentido de objetivo partilhado que é essencial para uma transformação bem sucedida.

O papel da tecnologia
Não podemos falar de comunicação no mundo atual sem mencionar a tecnologia. As ferramentas digitais transformaram a forma como comunicamos, pois oferecem novas oportunidades para alcançar e envolver os colaboradores. Desde actualizações em vídeo e reuniões virtuais a redes sociais e plataformas de colaboração, as possibilidades são infinitas.

Embora a tecnologia possa melhorar a comunicação, não é uma solução milagrosa. A dependência excessiva dos canais digitais pode levar a uma sobrecarga de informação e ao desinteresse. A chave é utilizar a tecnologia de forma estratégica – tirar partido dos seus pontos fortes e manter a ligação humana que está no centro de uma comunicação eficaz. Criar confiança através da transparência. A confiança é a base de qualquer transformação bem sucedida. Sem ela, até mesmo as iniciativas de mudança mais bem planeadas são susceptíveis de falhar. E a confiança é construída através da transparência.

Transparência não significa encobrir a verdade ou fingir que tudo será fácil. Significa ser honesto sobre os desafios, aberto sobre o processo e claro sobre o impacto. Significa criar um diálogo em que os funcionários se sintam ouvidos, valorizados e envolvidos.

Na minha opinião, a transparência não é apenas uma coisa agradável de se ter – é um imperativo empresarial. Numa época em que os colaboradores estão mais informados, mais ligados e mais vocais do que nunca, a transparência é a chave para criar a confiança e o envolvimento necessários para navegar com sucesso na mudança.

A comunicação como um ativo estratégico
Em conclusão, a comunicação não é apenas uma ferramenta tática. É um ativo estratégico. É a cola que mantém uma organização unida durante os períodos de mudança, o farol que a guia através da incerteza e o motor que a conduz aos seus objectivos.

À medida que as organizações continuam a enfrentar os desafios da transformação constante, é altura de dar à comunicação a atenção que merece. É altura de reconhecer que, no final, não é apenas o que fazemos que determina o nosso sucesso – é a forma como o comunicamos.

Sandra Pedro

Comunicóloga e Diretora de Transformação Organizacional e desenvolvimento Humano