Sistemas de Recursos Humanos

Para iniciarmos a discussão sobre este tema, teremos de, primeiro, responder a uma simples questão: para que funcionalidades precisamos de um sistema de suporte para a função de Recursos Humanos?

A avaliação

Teremos, nesta avaliação, de ter em conta a dimensão da empresa, o número de trabalhadores atual e previsional, a sua dispersão geográfica, que informações precisamos tratar e como as queremos tratar.

Ao procurarmos no mercado encontramos diversos sistemas, com mais ou menos funcionalidades e todos parecem responder ao que necessitamos. Mas, será assim?

Os sistemas de RH são muito importantes para uma gestão de RH dinâmica e efetiva, mas teremos de avaliar a sua efetividade/relevância:

– não vale a pena comprar um “Porsche”, se para o conduzir não temos combustível (neste caso, dados) ou não temos dinheiro (neste caso, recursos e inputs necessários para o alimentar) ou mesmo para quando for preciso ir à oficina o carro tiver de ficar parado (ou seja, não exista um plano de manutenção de versões e da sua configuração).

Para uma pequena empresa (diria, até 10 colaboradores), apesar de ser útil um sistema mais robusto para todos os processos de RH (formação, desenvolvimento de carreira, sucessão, avaliação de desempenho, retribuições, etc.), quase me atrevia a dizer que é suficiente uma folha de cálculo em Excel.

Claro que isto poderá ser considerado um exagero, mas, tendo até 10 colaboradores, a estrutura organizativa não será densa, o chefe ou os chefes têm conhecimento muito próximo dos seus colaboradores:

– conhecem a sua assiduidade, as fraquezas e pontos fortes de cada um, conhecem as competências de cada um e quais são necessárias adquirir para melhor desempenho e para o futuro que se espera da empresa.

Portanto, não será necessário investir num sistema de suporte muito sofisticado; será muito mais adequado, obter o apoio de um consultor de RH que saiba ouvir o que a organização tem para lhe dizer, com empatia e abertura suficiente para ver/ouvir tudo e anotar os comentários que lhe chegam.

Por outro lado, este técnico de RH poderá aconselhar sobre qual a formação a fazer às chefias para que obtenham os indicadores e outra informação relevante a recolher dos seus subordinados, que tipo de formação lhes devem proporcionar e que ações podem ou devem ser tomadas para estimular um clima organizacional transparente e motivador.

Por este motivo, diria que se o objetivo do sistema de RH se cinge ao controlo do absentismo e a pagar vencimentos, então, uma folha de cálculo em Excel (ou um conjunto destas) poderá responder quase a todos os requisitos …

A definição de requisitos

No entanto, com o aumento da dimensão da empresa, o número de requisitos a que é necessário responder através de um sistema de suporte à função de RH aumenta.

Este tem de ser desenhado com tudo o que se pretende extrair dele:

– se é para a avaliação de desempenho, temos de especificar em que moldes se pretende fazer a avaliação de desempenho (quais as competências em avaliação e como o sistema é alimentado, por quem e com que ferramentas se pode tornar um sistema mais claro, objetivo e transparente para todos os envolvidos;

– se o objetivo é ter os nossos recursos humanos com a formação adequada, temos de especificar que competências (técnicas e comportamentais) a empresa necessita para o desenvolvimento da sua atividade presente e futura, carecendo o sistema de ser incrementado com todos os dados que existem sobre as competências atuais, medir o seu grau de adequação técnica e comportamental atual, definir modelos de formação adequados aos recursos humanos e como medir a eficácia da formação a ministrar.

O plano de continuidade do sistema de RH

Por fim, também deveremos estar atentos aos aspetos de pós-venda: ou seja, ao adquirir um sistema, teremos de saber quais são as garantias que temos após a decisão, se compramos uma licença de utilização ou é a aquisição efetiva do sistema, como garantimos a sua manutenção, ponderar se poderemos evoluir para outras configurações e acrescentar módulos adicionais, planificando adequadamente, face aos recursos que a empresa dispõe, a sua implementação.

O planeamento adequado (e ajustado) do produtivo

Não nos poderemos esquecer que os sistemas podem ter um nível de sofisticação bastante elevado, serem amigáveis do ponto de vista de utilização, apresentarem a informação de forma atrativa e simpática, mas o que os faz assim será sempre a qualidade dos dados que lá existem.

A informação de gestão que conseguiremos extrair durante a fase em que o sistema está em produtivo vai depender sempre da relevância da informação que conseguirmos colocar “dentro” do sistema; assim, se tivermos um nível de informação “pobre” nunca conseguiremos extrair os gráficos com a qualidade que nos foi mostrada na apresentação do sistema pelo vendedor.

Resumindo, um planeamento adequado da implementação de um sistema de RH será sempre muito útil, diria mesmo, imprescindível, para que o seu resultado atinja as expetativas e consiga ajudar o profissional de RH na sua função.

Filipe Samarra

Diretor de Infraestruturas, Qualidade e Gestão (sector da Saúde), atualmente na pré-reforma no Grupo EDP