Potencializando a comunicação

Comunicação e autoconhecimento

Junta a sua galera aí e faz uma pesquisa. Pergunta para eles qual seria um dos principais problemas das organizações. Eu aposto alto que o assunto “comunicação” vai aparecer em quantidade significativa. 

Se fizer uma busca na internet, também não faltarão artigos sobre o tema (tente lavras chaves que remetam a esta ideia “comunicação como um problema organizacional a ser enfrentado”).

Eu vejo que muito disso é porque nós não conhecemos a teoria por trás da comunicação, processo de comunicação. E muito também é porque não conhecemos a nós mesmos – autoconhecimento.

Vamos cuidar um pouco da teoria por agora… Poucos são os que sabem que há uma teoria sobre processo de comunicação – que ao ser esclarecida pode facilitar bastante o nosso relacionamento, dentro e fora das empresas.

A primeira coisa é assumir que o processo de comunicação não é algo individual. São duas partes envolvidas.  Quem transmite e quem recebe a mensagem, eles são o transmissor e receptor, respectivamente. Essa mensagem passa por um canal, onde ela é codificada pelo emissor para que seja decodificada pelo receptor. Qualquer coisa que atrapalhe esse processo, no sentido de falha de entendimento da mensagem, é conhecida como ruído.  

Da mesma forma, uma vez que o receptor recebe a mensagem e retorna ao transmissor original, é o momento que eles invertem de papel – e onde acontece o que a gente chama de feedback. Quem recebia agora transmite e quem transmitia agora recebe. É um processo de retroalimentação. 

Entendido isso, para pra pensar na forma que você se comunica usualmente.  

Você está apenas preocupado em transmitir a sua mensagem ou também se preocupa se o receptor está preparado para recebê-la da forma que você vai passar? 

Será que a sua forma é a mais adequada para o tipo de receptor que tem?

Será que a sua codificação é a mais apropriada?

Há algum ruído no meio do caminho?

 Talvez você nunca tenha parado para se fazer qualquer dessas perguntas, por isso eu disse que a teoria é relevante – já que, ter esclarecimentos sobre estes questionamentos tende a elevar sua capacidade de comunicação.

Agora é hora da gente pensar em nós mesmos. Quem somos nós? Autoconhecimento.

A forma como nos comunicamos e como entendemos a comunicação do outro tem tudo a ver com quem somos nós – como agimos e reagimos às situações. O nosso histórico como ser humano vai direcionar a explicação.

Por exemplo, a que linguagens (codificações e decodificações) fomos acostumados ao longo de nossas vidas. Uma pessoa criada em um contexto familiar mais aberto ao diálogo, tende a se comportar de forma diferente de quem, na infância, era repreendido se abrisse a boca.

Caso você ainda não tenha se dado esta oportunidade, dedique tempo a você mesmo, dedique tempo a se autoconhecer – em todos os aspectos, incluindo a forma de se comunicar. Pese estas ideias para melhorar sua estratégia de comunicação.

A comunicação dentro das organizações

Uma vez que entendemos a comunicação do nosso ponto de vista, vamos pensar um pouco sobre o da organização. Assim, a pergunta que coloco na mesa é: como desenvolver a comunicação dentro da empresa?

Apesar de não ser um tema novo no ambiente corporativo, ainda é um tema delicado – e por esse motivo, acredito que o primeiro passo é querer. Sim, a empresa e toda sua liderança precisam querer transformar a dimensão comunicação.

Digo isso porque é algo difícil, e se a empresa não quiser de verdade desenvolver este aspecto, vai desistir no primeiro desafio.

A transformação do contexto vai passar pela liderança, que deverá adotar papel primordial em entregar a mensagem para os demais colaboradores.

Os líderes deverão querer mais que todos, dar o exemplo, estimular a troca do diálogo (não serve a cultura do eu falo e você me ouve, quando um fala o outro baixa a orelha – não! Quando você fala, eu te ouço com atenção e nós trocamos para alcançar o objetivo da melhor forma). 

Uma outra coisa passa pela educação. Como disse ali no início, na grande maioria das vezes as pessoas não conhecem o processo da comunicação, muito menos se autoconhecem. Portanto, achar que as coisas mudarão de um dia para o outro não é uma boa linha de pensamento.

Organize treinamentos formais e informais, sessões de troca de conhecimento em grupo, leitura coletiva de materiais sobre o tema, convide especialistas que possam fundamentar conceitos e dar dicas. Bem instruídas, as pessoas poderão aproveitar o melhor de um ambiente com a comunicação aberta, com certeza trazendo resultados para os negócios.

Pensa comigo. Quanto uma empresa não deve perder em produtividade ou em dinheiro por:

• correntes de e-mails gigantes que poderiam ter sido resolvidas em uma breve reunião;
• reuniões improdutivas porque foram feitas sem aplicar as técnicas corretas;
• gestores que não chegam a um denominador comum porque não se entendem;

Desenvolver a capacidade de se comunicar melhor vai ajudar toda a organização. Por exemplo:

• A diretoria conseguir entregar com clareza a comunicação dos objetivos macros aos seus colaboradores;
• Um chefe que não estava acostumado a conversar com seu time, passa a fazê-lo, conhecendo as pessoas ainda mais e tirando o melhor de cada um – ajudando no desenvolvimento de suas carreiras e desejos profissionais, revertendo resultados positivos para a empresa;

O poder do feedback

Nem vou te questionar sobre isso, vou direto ao ponto. Por que quando pensamos em feedback vem sempre uma perspectiva negativa? Tipo: sua chefe te chama para um feedback na sala dela e a conversa resume-se a chamar sua atenção por um erro que você realmente cometeu.

Por que poucos de nós associamos o feedback a algo positivo? Por que nossa lembrança não é que essa conversa foi para fazer um baita elogio? Falou em feedback, todos sentem medo.

Então, pessoal, quero desmistificar isso desde já!

O feedback também pode e DEVE ser associado a algo POSITIVO. Quando a gente equilibrar essa conta pode ser que consigamos ter mais empresas se beneficiando da cultura do feedback. Um ambiente em que se eu te chamo para dar um feedback, você não vai ficar com medo, vai encarar com naturalidade, pois sabe que também pode ser algo positivo.

Com a prática será possível ainda mudar a cultura de não receber bem o “pitaco” do outro no nosso trabalho. Um outro fator que não nos permite disseminar as beneficies do feedback, estamos fechados a ouvir a opinião do outro.

Se quando alguém emite uma opinião sobre o meu trabalho eu recebo isso como oportunidade de melhorar e não uma crítica (no sentido negativo), tenho a chance de aperfeiçoar aquilo que estou fazendo. Claro que tem duas coisas aqui:

1. Quem dá o feedback precisa encontrar a melhor forma de fazê-lo,
2. e quem recebe deve estar com o coração aberto para aproveitar o melhor. Sobre como dar e receber feedback pode ser tema para um outro post…

O feedback é uma ferramenta de altíssimo valor, mas que ainda não é bem aproveitada na grande maioria das empresas.

Efetivamente, como eu acho que o feedback pode ajudar? O que eu penso é que nós somos seres diversos e cada um com suas qualidades e defeitos (para sabermos quais os nossos, voltemos a questão do autoconhecimento). No meio de tanta diversidade seria muito pouco se o mundo fosse visto apenas do meu ponto de vista.

Quando eu paro para refletir sobre a visão de mundo que você compartilha comigo, e faço isso com a mente aberta, a minha visão se expande – seja se você está me dando um feedback negativo e eu devo melhorar em algo, seja se você me dá um feedback positivo e eu devo continuar reforçando aquele comportamento. 

E claro que você pode me dar qualquer feedback, eu refletir sobre ele e concluir que nada devo fazer – é um direito meu, e às vezes é o mais pertinente a fazer – e está tudo bem!

Como implementar ferramentas que ajudem a melhorar a comunicação?

Seja qual for a ferramenta, que a empresa faça sua implementação com transparência. A transparência é o ponto de partida. Se você pensa em instalar uma cultura de feedback, por exemplo, deixe as pessoas saberem disso – deixe-as participarem disso.

Caso contrário elas podem questionar certas atitudes e não facilitar o processo. Exemplo:

• Meu gerente nunca conversou comigo e agora quer falar toda semana. Será que ele está com algum problema? Será que não confia mais no meu trabalho? O que que ele está querendo? 

Começar algo sem treinar ou informar vai gerar mais confusão do que ajudar. Treine as pessoas. O treinamento vai ajudar a dar (ou aumentar) o conhecimento.

Um exemplo é quando sem conhecimento sobre o assunto, a maioria das pessoas associa feedback a algo negativo, algo ruim.

Além disso, se você não vive uma cultura de feedback, o treinamento vai ajudar no como fazer. A empresa quer desenvolver o feedback, contudo, seus funcionários não sabem como fazer isso. 

Além da transparência e treinamento, eu diria: pratique. A gente só fica bom numa coisa se praticar, não é verdade? Só que quando estamos começando a aprender algo, nosso desempenho na execução não costuma ser o melhor.

Possivelmente vamos errar. Daí a importância da comunicação com transparência. Porque se todos nós formos sabedores de que estamos em fase de aprendizado, a gente pode dar a mão quando o outro cair, e ajudar – sem transparência e conhecimento, os julgamentos predominam. 

Para entender mais sobre o comportamento humano

Uma boa comunicação e a cultura do feedback vêm através do bom relacionamento humano. E o ser humano é complexo, não vem com manual de instruções.

Para desenvolver o relacionamento humano, eu gostaria de sugerir um livro que é quase que um manual de instruções do ser humano – “Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas”, escrito no início de 1900, mas que ainda se aplica com perfeição. 

A leitura deste livro me ajudou em coisas do dia a dia em casa e na empresa, em aspectos de liderança, paciência, entre outras coisas. Eu recomendo acredito que pode te ajudar também.

Rodrigo Monteiro

Coach, Professor na Live University, YDUQS, Grupo Ser Educacional, Universidade Católica e Gerente de Recursos Humanos em uma multinacional de tecnologia.