Criar um Global Business Services Center durante uma pandemia!

A ConvaTec é uma multinacional na área de tecnologias e produtos médicos, líder de mercado no tratamento de feridas, ostomia, continência e dispositivos de infusão. 

Atualmente a empresa atravessa uma transformação profunda ao nível do negócio, com o principal objetivo de melhorar a vida dos milhões de doentes que são nossos clientes em todo o mundo.  Neste sentido a estratégia da empresa convergiu na criação de um Global Business Services (GBS) Center em Lisboa. O recém-inaugurado centro é uma parte importante da transformação da empresa e tem vindo a desempenhar um papel fundamental na nossa intenção estratégica de simplificar processos, aumentar a produtividade e melhorar continuamente os nossos serviços.

O centro iniciou os seus primeiros passos em janeiro de 2020 e há cerca de 2 meses tivemos o nosso primeiro “go-live” de serviços para a região do Sul da Europa. A Convatec tem planeada toda a transformação ligada à criação do GBS em Lisboa, no entanto, ninguém planeou uma pandemia!

A nossa resposta face ao enorme desafio de nos depararmos com uma pandemia em pleno arranque da nossa atividade em Portugal baseou-se sobretudo numa reinvenção do nosso modus operandi quotidiano. Sem nunca perder o foco, muito rapidamente agilizámos o trabalho remoto, garantindo que todos os colaboradores pudessem ter acesso atempado aos equipamentos necessários para o cumprimento de cada função. Na verdade, se há uma vantagem na crescente digitalização do mundo laboral, é que (quase) tudo pode ser feito em qualquer lado.

Assim, durante a criação do nosso GBS em Lisboa tivemos de refletir, agir rapidamente e adaptar o nosso plano às novas condições. Como alguém disse “planeia para o pior, mas deseja o melhor”.

O trabalho remoto, ou Home Office, já era uma prática largamente implementada e  divulgada em toda a Convatec, o GBS em Lisboa não é exceção. Apesar disso, o paradigma que antes era o de “uma forma de trabalho disponível entre outras” passou a ser a única forma de trabalho. Mas esta não foi a única mudança.

Ao nível do Recrutamento temos vindo a construir a nossa marca em Lisboa através de ferramentas digitais como o LinkedIn e o nosso novo site de carreiras, desta forma direcionamos potenciais candidatos para os nossos canais diretos. Temos também reforçado a nossa colaboração com agências de recrutamento líderes de mercado e apostado em parcerias com universidades para cobrir algumas vagas de estágios na área Financeira. E claro, todo o nosso processo de recrutamento, entrevistas e testes passaram a ser 100% digitais.

O acolhimento na empresa e a formação também tiveram de ser inteiramente adaptados.

Mesmo que à distância, consideramos que não podemos descurar algo fundamental como o “primeiro dia” dos novos colaboradores. Previamente à admissão, e a par com entrega dos equipamentos de IT, são fornecidas orientações relevantes a cada novo colaborador, de modo a tornar o primeiro dia de trabalho verdadeiramente integrativo.

Nos primeiros dois dias todos os colaboradores assistem em direto a várias sessões dedicadas ao conhecimento dos valores e objetivos da empresa e à forma como esta está organizada. Tudo isto, claro, com o suporte de ferramentas como o Teams e/ou Zoom. Estas plataformas possibilitam uma integração na empresa totalmente virtual que, através do feedback dos nossos colaboradores, têm provado ser uma metodologia completa e robusta. As sessões virtuais têm até vantagens, como a função de gravação, que permite a qualquer um rever determinados temas quando necessário.

Temos monitorizado de perto a evolução da pandemia e as recomendações da organização mundial de saúde, para a Convatec a segurança de todos está em primeiro lugar e a empresa ainda não tenciona regressar ao escritório. A experiência de trabalho remoto tem provado ser um verdadeiro sucesso. O nosso foco tem sido proporcionar aos nossos colaboradores um ambiente de trabalho agradável nas suas casas. 

Para isso, temos enviado para casa dos nossos colaboradores todos os equipamentos que permitam tornar o trabalho remoto numa experiência mais confortável

bem como fornecido informação e dicas de como potenciar o trabalho e a colaboração virtual. Componentes adicionais como monitores, headsets ou teclados externos têm vindo a ser enviados diretamente para as casas dos colaboradores, incluindo em algumas situações mobiliário de escritório, como mesas e cadeiras adaptáveis.

Hoje constatamos com orgulho que os progressos com o novo GBS em Lisboa têm sido promissores.  Começámos em janeiro com 6 pessoas e antes do período de confinamento éramos cerca de 20. Atualmente contamos com perto de 80 colaboradores, o que significa que mais de dois terços nunca se encontrou fisicamente no escritório. Apesar disso temos conseguido formar uma excelente equipa e uma incrível cultura de colaboração. A previsão é de um crescimento exponencial nos próximos meses, o que demonstra que, mesmo em condições especiais de trabalho, nos soubemos adaptar de forma eficaz a esta nova realidade.

O papel dos Recursos Humanos na gestão de todos estes desafios é fundamental, no entanto o verdadeiro fator de sucesso são os nossos colaboradores. Desde a genuína cooperação entre as várias equipas à confiança que depositamos em cada uma das nossas pessoas têm sido as verdadeiras chaves do nosso sucesso.

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Eduardo Ribeiro Vital

Country HR Manager na ConvaTec